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Der Empfänger möchte wissen, mit wem er es zu tun hat und ob ihm ein Mann oder eine Frau schreibt. Wie viele Leerzeile Sie hier für Ihre Unterschrift brauchen, entscheiden Sie selbst. Die DIN 5008 gibt dazu keine Regelung vor. Der Abstand sollte nicht zu groß sein, ein Abstand von 2-4 Leerzeilen ist meistens ausreichend. Briefschluss: i. A, i. V und ppa Zusätze wie i. A. (im Auftrag), i. V. (in Vertretung/ in Vollmacht) oder ppa stehen laut DIN 5008 zwischen dem Gruß bzw. der Firmenbezeichnung (falls vorhanden) und der eingedruckten Namenswiedergabe. Alternativ können Sie die Zusätze auch vor den eingedruckten Namen schreiben. Din 5008 verteiler al. Dem Briefempfänger wird mit diesen Zusätzen die Art der Vollmacht verdeutlicht. Insbesondere bei Verträgen ist dies wichtig, dann geht aus diesen Zusätzen hervor, welche Vollmacht der Unterzeichner hat. Viele Unternehmen verzichten auf diese Zusätze, da sie die Bedeutung der Briefe schwächt. Darüber hinaus wird dem Mitarbeiter signalisiert, dass er keine Verantwortung für sein Schreiben übernimmt und lediglich ein Übermittlungsbote ist.
Sortieren Sie den Verteiler immer alphabetisch nach Nachnamen und nicht nach Hierarchie, Bereich oder Geschlecht. Der Verteilervermerk steht linksbündig mit dem übrigen Text. Das Wort "Verteiler" können Sie durch Fettdruck hervorheben. Es folgt danach kein Doppelpunkt. Die Namen werden unterhalb des Wortes "Verteiler" aufgeführt. Er wird mit einer Zeile Abstand zur PC-schriftlich wiederholten Unterschrift geschrieben – wie im folgenden Beispiel 1 dargestellt. Beispiel 1 Mit freundlichen Grüßen. Gärtner AG... Gabi Müller Assistentin des Vorstands. Verteilervermerk. Verteiler Peter Meyer, Marketing Günter Steinholz, Produktion Haben Sie auch einen Anlagevermerk angeführt, steht der Verteilervermerk mit einer Leerzeile Abstand dazu: Beispiel 2 Gärtner AG... Gabi Müller Anlage. Führen Sie den Namen des Unternehmens auf, dann nennen Sie zuerst den Firmennamen und dann, mit einem Komma abgetrennt, die Namen der Empfänger. Bleiben Sie auch hier bei der alphabetischen Sortierung. Beispiel 3 Adimaxx GmbH, Frank Gehra Adimaxx GmbH, Sabine Rother Gärtner OHG, Sigmund Schlau Wenn Sie auf dem Briefbogen nicht mehr ausreichend Platz für den Verteiler haben, können Sie diesen auf Höhe der Grußformel setzen.
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