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Hört sich kompliziert an, ist aber eigentlich gar nicht so schwer. Mit einigen Beispielen wird es vielleicht etwas deutlicher. So stellen die Lohnabrechnung, das Betreiben einer Website oder das Archivieren von E-Mails bereits drei beispielhafte Verarbeitungstätigkeiten dar, die es in das Verzeichnis aufzunehmen gilt. Weitere Beispiele finden Sie auf unserer Übersichtsseite zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Wie erstelle ich ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?. Um die Vollständigkeit des Verzeichnisses zu gewährleisten, macht es also Sinn, sich im Vorfeld Gedanken über den Aufbau ihres Unternehmens zu machen und beispielsweise anhand eines Organigramms die einzelnen Bereiche (Buchhaltung, Marketing, IT, …) zu clustern, um dann im nächsten Schritt die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten ausfindig zu machen. Doch wie baut man ein solches Verzeichnis am besten auf? Hierbei hilft der Art.
Stand: 28. November 2021 ( 15 Bewertungen, 4. 20 von 5) Worum geht's? Mit der DSGVO benötigt eigentlich jedes Unternehmen im Netz ein sogenanntes Verarbeitungsverzeichnis. Wenn Sie sich gerade fragen "Was ist denn ein Verarbeitungsverzeichnis? ", dann sollten Sie diese Wissenslücke schnell schließen. Die kurze Antwort: In diesem Verzeichnis müssen Sie all Ihre Verarbeitungsvorgänge auflisten. Woher kommen die Kundendaten in Ihrem Unternehmen? Wo gehen diese Daten hin? Wie lange werden Daten gespeichert? Dsgvo verfahrensverzeichnis buchhaltung englisch. Was passiert mit Daten, wenn man sie nicht mehr benötigt? Das klingt kompliziert. Ist es auch. Aber mit den richtigen Vorlagen und Online-Tools können Sie diese lästige Pflicht schnell abhaken. "Die Datenschutzbehörden haben angekündigt, dass 2020 das Jahr der Datenschutz-Prüfungen wird. Darauf sollten Sie vorbereitet sein. " Inhaltsverzeichnis Was ist ein Verarbeitungsverzeichnis? Wer benötigt ein Verarbeitungsverzeichnis? Welchen Inhalt hat ein Verarbeitungsverzeichnis? Wer ist für das Führen des Verarbeitungsverzeichnisses verantwortlich?
Relativ oft kommt man an die Stelle, dass im Verfahren eine dritte Partei als externer Auftragsverarbeiter eingebunden ist. Diese Information ist wertvoll für die Erstellung der Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung. Ergänzen Sie diese Notiz in Ihrer Dokumentation an geeigneter Stelle. Grundsätzlich kann ich Ihnen als Vorgehensweise empfehlen, sich an den Prozessen des Unternehmens "durchzuhangeln". Auch wenn Sie kein dokumentiertes QM-System haben, haben Sie doch Abläufe, die Sie regelmäßig ausführen. Gehen Sie diese gedanklich durch und erfassen Sie im Verfahrensverzeichnis die Verarbeitungen personenbezogener Daten. Eine Anleitung mit Beispielen finden Sie auf meinem YouTube Kanal unter DSGVO Webinar: YouTube Kanal Regina Stoiber Wie sind Ihre Erfahrungen? Arbeiten Sie schon an einem Verfahrensverzeichnis? Das Verarbeitungsverzeichnis nach DSGVO: Pflicht für jeden Unternehmer. Wie haben Sie es bisher gelöst? Wo sind Ihre größten Hürden in der Praxis? Schreiben Sie mir einen Kommentar! Brauchen Sie Unterstützung? Wir begleiten Sie gerne bei der Umsetzung der DSGVO Anforderungen in Ihrem Unternehmen.
Lassen Sie mich und mein Team Ihre Mentoren sein! DSB Mentoring Programm Kostenlose Webinare zur DSGVO Umsetzung Gerne zeige ich Ihnen in kostenlosen Webinaren, wie Sie die DSGVO Anforderungen in Ihrem Unternehmen umsetzen können. Zu den aktuellen Terminen! Bildquelle: Nietjuh@Pixabay Wie hilfreich war der Artikel?
Nun zum Muster: Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit Die Lohnbuchhaltung (Lohnbuchführung) befasst sich mit der betrieblichen Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sowohl beim Eintritt als auch beim Austritt bestehender Mitarbeiter sind sozialversicherungsrechtliche Erfordernisse zu erfüllen. Buchführung Für jeden Arbeitnehmer besteht ein Lohnkonto. Dsgvo verfahrensverzeichnis buchhaltung aufgaben. Der Begriff Lohnkonto umschreibt die Sammlung von Datensätzen und jedes Konto enthält alle Daten, die für den Arbeitnehmer relevant sind. Welche Inhalte genau ein solches Lohnkonto enthalten muss, ist durch den § 41 EStG sowie den § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LSdTV) genau festgelegt.
Im Verfahrensverzeichnis listen Sie nun alle "Verfahren" auf, bei denen Sie diese Daten erfassen oder verarbeiten. Je nach Unternehmen ist diese Liste unterschiedlich lang. Es macht einen Unterschied, ob Sie Solopreneur sind oder das Verfahrensverzeichnis für ein Großunternehmen erstellen. Sind Ihre Kunden Businesskunden oder Endverbraucher? Bei Businesskunden fallen einige Verfahren weg, da ein Geschäftskunde ja nur teilweise personenbezogene Daten im Geschäftsverkehr preisgibt. Wer braucht ein Verfahrensverzeichnis? Da gibt's (fast) keine Ausnahme. Dsgvo verfahrensverzeichnis buchhaltung importieren. Jedes Unternehmen, bzw. jeder Unternehmer und Selbständige ist dafür verantwortlich eine Verfahrensübersicht zu führen. Es gibt zwar theoretisch die Ausnahme im Artikel 30 der DSGVO. Nur ab 250 Mitarbeitern im Unternehmen muss ein Verfahrensverzeichnis erstellt werden, so Absatz 5. Liest man ihn aber zu Ende, hebt er sich selber wieder auf. Wenn nämlich eine Verarbeitung nicht nur gelegentlich durchgeführt wird, muss sie ins Verfahrensverzeichnis.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bringt eine Reihe von Dokumentationspflichten mit. Das Herzstück dieser Dokumentation ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Darin sind die Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, systematisch dokumentiert. Welche Inhalte müssen enthalten sein? Datenschutz Verfahrensverzeichnis mit Muster | Datenbeschützerin. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten stellt eine strukturierte Übersicht Ihrer Datenverarbeitung dar. Es ist in einzelne Verarbeitungstätigkeiten gegliedert. Den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten. Die konkreten Zwecke der Datenverarbeitung müssen benannt werden. Eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten. Die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen.