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VORSCHLAG ZUM EINSATZ Auf den ersten Blick scheinen Policy Tags eine gute Lösung zu sein. Wir können das Löschen von E-Mails unterbinden. Diese Tags können auch auf Ordnern wirken. Leider gibt es keine Möglichkeit diese Tags "festzuschreiben". Jeder Nutzer kann also jederzeit Tags entfernen und verändern. Damit gibt es kaum einen Mehrwert gegenüber einer einfache Anweisung, dass E-Mails nicht gelöscht werden dürfen. Das ist mit entsprechenden Verfahrensanweisung denkbar aber die Nutzung der Tags bietet hier praktisch kaum Vorteile. Daher bleibt die Nutzung von Retention Policies. Hier haben wir die Herausforderung, dass personenbezogene Daten nicht mehr aus den Postfächern gelöscht werden können. Office 365 archivierung gobd portal. Daher ist als erstes die private Nutzung von dienstlichen Postfächern zu untersagen. Damit umgeht man ein Großteil der Probleme. Es gibt jedoch noch zwei weitere Stellen, an denen evtl. personenbezogene (Mitarbeiter)-Daten entstehen. Bewerbungen Personalangelegenheiten wie z. Krankmeldungen Für diese Anwendungsfälle richten wir also separaten Postfächer ein, auf denen andere Aufbewahrungsrichtlinien gelten.
Moin Zusammen, wie regelt ihr die Themen Backup und Aufbewahrung bei Office365 / Exchange Online für Kunden? Wir blicken noch nicht so ganz durch mit dem Thema In-Situ-Archiv etc. Weil, was man braucht ist ja eine Art von Archivierung die JEDE ein und ausgehende Email archiviert, ohne dass diese gelöscht werden kann. Wenn der User jetzt nur ein Archiv hat, kann er ja theoretisch eine Email selbst löschen bevor diese archiviert wird. Könnte man nicht theoretisch ein eigenes Postfach erstellen und dieses mit einer Journal-Regel befüllen lassen? Wie macht ihr das? So bewahren kleine Unternehmen ihre digitalen Dokumente gemäß GoBD revisionssicher auf - Cloud Services. Danke für eure Tipps! Content-Key: 480875 Url: Ausgedruckt am: 20. 05. 2022 um 18:05 Uhr
Lesetipp: Die Geheimhaltungspflicht schriftlich fixieren Die Fülle an zu beachtenden Normen macht deutlich: Die bloße Anschaffung eines Scanners und die Einstellung einer Bürokraft zur Digitalisierung von Akten reicht in der Regel nicht aus. Vielmehr müssen die zu digitalisierenden Dokumente einzelfallabhängig kategorisiert und sodann elektronisch gespeichert, indexiert und archiviert werden. Warum Sie E-Mails unabhängig von Microsoft 365 archivieren sollten – S&S Computer Kamenz GmbH. Zudem müssen diverse technische und organisatorische Schutzmaßnahmen implementiert sowie Aufbewahrungs- und Löschfristen bestimmt und umgesetzt werden. Viele der Maßnahmen für die Einhaltung von GoBD, DSGVO und GeschGehG überschneiden sich. Sofern bei der Umsetzung einer oder mehrerer dieser Rechtsnormen auch die Anforderungen aus den jeweiligen anderen rechtlichen Bereichen im Blick behalten werden, können erhebliche Synergieeffekte erzielt werden. Dafür bedarf es jedoch einer guten Kenntnis und eines genauen Überblicks der relevanten Regelungen. Gelingt die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen, kann dies erhebliche Vorteile zur Folge haben.
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