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Die männliche / weibliche Form im Text anpassen ist schon ein größeres Unterfangen. Da gibts ja nicht nur er/sie, sondern auch ihm/ihr, ihn/sie, Kollege/Kollegin, dieser/diese usw. Hast du denn den Text bereits, bevor du den Adressaten weißt? Ist das ein vorgefertigter Text? Wenn ja: Kann das ein Formularbrief werden (alles geschützt, nur bestimmte Textstellen veränderbar)? Bevor wir ins Detail gehen, erklär doch noch mal ein bisschen genauer, was du vorliegen hast, und was rauskommen soll. __________________ Gruß Gerhard 13. 2012, 13:50 # 3 Hallo Gerhard, vielen Dank erstmal für die schnelle und informative Antwort! Scheint ja doch etwas mehr Arbeit zu werden. Wenn...dann.. in Word Serienbrief verschachteln?. Textfeld: Das Textfeld habe ich in Word2010 neu eingefügt, um die richtige Position des Anschriftfeldes für den Fensterbrief zu finden. Formatiert habe ich da weiter nichts (also wohl Dein letzter Vorschlag... ). Vorhaben: Trifft beides zu. Manchmal sind es tatsächlich reine Standardschreiben, manchmal aber auch welche, die inhaltlich noch etwas verändert werden müssen.
Das ist das Prinzip der Wenn, Dann, Sonst-Funktion. Wenn (Abfrage), Dann (diesen Text), Sonst (jenen Text). Auf diese Weise können Sie die Datenbank auf vielerlei Dinge abfragen und je nach Ergebnis einen Text einfügen lassen. Ein weiteres Beispiel ist es, je nach Bundesland einen Text einfügen zu lassen. Wenn das Bundesland Bayern ist, dann "Viele Grüße nach Bayern", sonst "Mit freundlichen Grüßen". Voraussetzung für die Wenn, Dann, Sonst-Funktion ist, dass man einen entsprechenden Feldnamen in der Datenbank für den Vergleich hat. Wenn in der Datenbank das Feld Anrede nicht vorhanden ist, kann man auch nicht nach der Anrede abfragen. Daher sollte eine Datenbank gut konzipiert sein. Je mehr Felder eine Datenbank hat, umso individualisierter lassen sich die Briefe erstellen, umso größer ist jedoch auch der Pflegeaufwand. Wenn dann regel serienbrief vs. Man muss einen goldenen Mittelweg zwischen Individualität und Pflegeaufwand gehen. Setzen Sie den Cursor an die entsprechende Position. Klicken sie auf die Schaltfläche Regeln (1) und wählen Sie aus dem Menü Wenn... Dann...
Es muss der Zellennamen des Feldes Anrede in derselben Zeile sein. Kopieren Sie die (gegebenenfalls angepasste) Formel aus dieser Zelle anschließend in die noch leeren Zellen in dieser Spalte. Word - Leere Seriendruckfelder abfangen. Dabei wird der Zellenname B2 in der Formel von Excel automatisch angepasst. Begrüßung mit der Wenn… Dann… Sonst… Regel in Word erstellen Sie können die Begrüßung auch ohne Feld direkt in Word erstellen. Wie das geht, ist im Artikel Word Serienbrief: Anrede mit Wenn-Dann-Sonst-Regel beschrieben. Serienbrief mit Word erstellen Wie Sie mit Word 2007 und Word 2010 einen Serienbrief erstellen können, ist im Artikel Word 2010 Serienbrief erstellen beschrieben.
Beispielsweise könnten Rechnungen für Kunden, bei denen der Wert des Feldes Fälligkeitsdatum ein vergangenes Datum enthält, das Wort "überfällig" enthalten. Dieser Grad an Komplexität hängt von der Einrichtung von Regeln und Feldfunktionen ab. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder den Befehl Regeln und dann wählen Sie die Art der Regel aus, die Sie hinzufügen möchten. Weitere Informationen zum Verwenden von Regeln für den Seriendruck finden Sie unter Festlegen von Regeln für den Seriendruck. Dieser Grad an Komplexität hängt von der Einrichtung von Regeln und Feldfunktionen ab. Serienbrief Wenn Dann Regel, doppelt. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen den Befehl Regeln und dann wählen Sie die Art der Regel aus, die Sie hinzufügen möchten. Weitere Informationen zum Verwenden von Regeln für den Seriendruck finden Sie unter Festlegen von Regeln für den Seriendruck.
Via Seriendruckfeld einfügen platzieren Sie oben schon einmal die Adressfelder; hier benötigen Sie in der Regel keine Bedingung. Die Bedingungen einfügen Für die Anrede beim Beginn des Brieftextes gehen Sie wie folgt vor. Im Reiter Sendungen gehts bei «Schreib- und Einfügefelder» zu Regeln/. Nehmen wir als erstes die Anrede für Firmen bzw. Personen ohne Angabe. Wenn dann regel serienbrief anrede. Das beginnt mit: Wenn Feldname «Gesch» Gleich – und hier lassen Sie «Vergleichen mit» leer (oder tippen, falls vorhanden, das Kennzeichen für «Firma» ein). Tippen Sie bei «Dann diesen Text einfügen» die neutrale oder Firmen-Anrede ein, zum Beispiel «Sehr geehrtes Vereinsmitglied». Das Sonst-Feld können Sie jetzt noch leer lassen. Klicken Sie einfach auf OK. Nehmen wir zuerst die neutrale Variante der Anrede Nun gilt es, die eben eingefügte Formel anzupassen. Mit Alt + F9 machen Sie die Feldfunktionen sichtbar (oder später wieder unsichtbar). Machen Sie jetzt die Feldfunktionen sichtbar und löschen Sie die hintersten 2 Gänsefüsschen.
Überlegen Sie sich nun, wie die Anrede und die Grussformel mittels WENN/DANN/SONST-Abfrage aufgebaut werden soll. Schreiben Sie es zuerst in Ihrer Normalsprache hin, zum Beispiel so: «Wenn das Benutzerfeld 1 ein DU enthält, will ich Hallo Vorname haben. Sonst eher Guten Tag Vorname Name». Genau das teilen Sie Word auch so mit. Wie Sie anhand Ihrer Notiz feststellen, sollen also nebst «Hallo» und «Guten Tag» die Inhalte der Felder Vorname und Name erscheinen. Die haben Sie vorhin bereits für die Adresse eingefügt. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die individuelle Anrede erscheinen soll. Wenn dann regel serienbrief du. Im Reiter Sendungen klicken Sie bei «Schreib- und Einfügefelder» zu Regeln und darin zu. Greifen Sie bei den Regeln zu Wenn/Dann/Sonst Es erscheint ein Auswahlfenster. Wir greifen bei «Wenn» unter «Feldname» zu Benutzer_1 (das ist unsere Du/Sie-Spalte von gestern). Bei «Vergleich» lassen wir «Gleich» drin und tippen bei «Vergleichen mit» das ein, was im Outlook-Feld drin stehen muss, nämlich: Du.